【総務ワークフロー完全ガイド】｜総務が主導する業務効率化と従業員満足度向上のための成功戦略

総務の方から多く聞かれる稟議や申請書に関する具体的な悩みは、以下の3点に集約されます。

過去の稟議書を探してほしいと頼まれるが、整理されていないため対応に時間を要しています。特に年度末や監査前には、この負担が急増します。

紙ベースの書類の場合、保管場所の確保が悩みどころです。保管場所自体の費用がかかるほか、保管スペースを維持するための定期的な整理も必要となります。また、社内ルールで決めた以上の量の書類が保管され、物理的な倉庫だけでなくサーバーの容量も圧迫する可能性があります。

申請や承認のプロセスが複雑化すると、承認がどこで止まっているかを聞かれて、総務担当者が自分の業務に集中できないという問題が生じます。この問い合わせ対応こそ、総務部門の大きな非効率の原因です。

ワークフローシステムとは、主に紙ベースの業務を電子化し、申請や承認のプロセスをシステム上で行うことで業務の効率化（DX）を実現するシステムです。紙の稟議や申請書を電子化することで、総務だけでなく従業員にも大きなメリットがあります。

総務にとって日常的な業務でも、従業員にとっては年に数回しか発生しない業務が多く、「申請のテンプレートはどこにあるのか」といった問い合わせ対応に総務は時間を割かれています。ワークフローシステムがあれば、最新版の申請書のテンプレートを1か所に保管が可能です。また記載すべき内容はあらかじめ申請フォームの設定で制御できるため、「何を書いたらよいか」などの問い合わせ対応や、記入不備による申請者への確認や差し戻しも削減できます。

さらに、書類が今どこにあるかはシステム上で常に可視化されているため、申請者自身が進捗を把握でき、「あの書類は今どこを回っているか」といった問い合わせをなくすことができます。

承認者や決裁条件が複雑化している場合、誤った手順で承認されてしまうと、あとで監査で問題になる可能性があります。ワークフローシステムでは、あらかじめ承認ルートを設定できるため、承認プロセスでの誤りが起こりにくくなります。従業員は設定されたルートに従って申請承認すればよいため、社内規定で定められた適切な承認プロセスで運用され、内部統制の観点からも有効です。

ワークフローシステムを導入すれば、データを一元管理するため、書類保管のための倉庫は必要ありません。各部署で必要以上のデータを保管することもなくなります。クラウド型のシステムを利用すれば、サーバーの用意や管理も不要になります。

従業員満足度（ES）は、給与や福利厚生だけでなく、日々の業務の「手続きの煩雑さ」に大きく左右されます。年に数回しか発生しない申請手続きが複雑だったり、紙の申請書を探したりする時間は、従業員にとって「ムダな時間」であり、大きなストレス源です。

ワークフローシステムを導入すれば、このフラストレーションを解消できます。

2025年に弊社が行った調査では、社内申請・稟議システムを日常的に利用している従業員の80%以上が「現在の会社は働きやすい」と回答しており、さらに9割近くの方が、ワークフローシステムがあることが『働きやすい』という気持ちに影響していると答えています（当社調査より）。

このように、総務部門のDXは、全従業員の働き方改革を推進し、社内手続きに関する心理的負担を軽減することで、目に見えるES向上に貢献するのです。

▶ 社内申請・稟議システムと従業員満足度の相関調査を見てみる

ワークフロー導入のメリットを理解しても、「どの業務から電子化すべきか」で迷う総務担当者は少なくありません。  すべての業務を一度に変えようとすると、かえって現場の混乱を招くこともあります。

総務主導でワークフロー導入を進める際は、次の3つの観点で優先順位をつけることが重要です。

・問い合わせが多く、総務の手が止まりやすい業務
・申請・承認の回数が多く、全社に影響する業務
・ルールは決まっているが、運用が属人化している業務

これらに該当する業務は、ワークフロー化による効果が短期間で可視化されやすく、社内の理解も得やすい傾向があります。

次章では、総務部門が管理・関与する代表的な業務を取り上げ、ワークフロー化によってどのような改善効果が得られるのかを具体的に解説します。

総務部門が管理・関与し、ワークフローシステムでの運用に移行することで、全従業員のストレスを解消し、大きな業務改善効果が見込める業務を5つ紹介します。

例：購入稟議書、採用稟議書、契約稟議書 など。 稟議書は内容や予算金額などによって最終決裁者が変わることがあり、複数の部署を経て決裁されるケースが多いため、手続きが複雑になりがちです。

ワークフローシステムを利用すれば申請の条件（金額、部署、内容）に従って、自動的に承認者や経路を変更できます。これにより、承認者を間違えることも、承認が途中で止まる事態を防ぎ、結果として決裁の迅速化を実現します。

〇 こうした課題に対しては、承認状況や進捗を可視化できるワークフローの仕組みを取り入れることで、稟議業務の標準化を進めやすくなります。

例：契約稟議書、NDA（秘密保持契約書）申請書、社内規定変更申請書 など。 法務関連の書類は、「誰がいつ何をした」かという承認プロセスの正確性が求められ、その証跡保管が必須です。

システムでは、システム側で取得する操作履歴やタイムスタンプにより確実な証跡を蓄積できます。

〇 契約申請から承認までを一つの流れとして管理できる仕組みがあると、契約業務の属人化を防ぎやすくなります。

例：住所変更届、PC貸出申請書、名刺申請書 など。「転居したけど何の申請をあげればいい？」「明日までにPCが欲しい」といった問い合わせ対応は、総務の日常業務を中断させます。

住所変更届など申請頻度が低い申請や、新入社員が探しながら社内申請を進めるケースでは、総務への問い合わせが集中しがちです。

ワークフローシステム上で、申請書を検索できる機能を提供することで、申請者は迷わず手続きを進められ、総務も個別対応に追われにくくなります。

〇 複数項目で検索できる、検索性が高いワークフローシステムを選ぶことが重要です。

例：休職届、扶養家族変更届、社宅入居申請書 など。 これらの申請は、全従業員が利用する可能性があるにも関わらず、総務部門への問い合わせが発生しやすいものです。

人事・労務手続きを電子化することで、手続き漏れや確認ミスのリスクを低減できます。
入退社や異動、休職などの手続きは関係者が多く、管理が煩雑になりがちです。ワークフロー化により、必要な申請・承認を確実に回せる仕組みを構築できます。

〇 手続き漏れを防ぐためには、定型業務を確実に回せるワークフロー設計が重要です。

例：社内規程、通達 など。 これらの申請は、全従業員が知っておくべき内容ですが、周知が難しいという課題があります。

規程管理をワークフロー化すると、改訂・承認・周知を確実に行えるようになります。
社内規程は更新されても周知されない、最新版が分からないといった課題が起きやすい業務です。改訂時の承認フローと履歴管理を仕組み化することで、ガバナンス強化と運用負荷の軽減を両立できます。

〇 規程改訂時の承認フローや履歴を一元管理できる仕組みがあると、ガバナンス強化につながります。

 こうした業務改善を、現場主導で実現したのが三友株式会社様です。

このように、総務と従業員双方が本当に満足できる運用のためには、単に機能を導入するだけでなく、現場の工夫を即座に反映できる柔軟性が欠かせません。

では、三友様のようにスムーズな電子化を実現し、運用後の負担を最小限に抑えるためには、どのような基準でシステムを選定すべきなのでしょうか。総務部門が必ずチェックしておくべき5つの要件を見ていきましょう。

ワークフローシステムを選定する際、総務部門特有のニーズを満たしているかが鍵となります。特に以下の5点は、総務業務の効率化（DX）に直結する必須要件です。

1. 複雑な承認ルートへの対応力： 稟議内容や金額、申請者によって経路が柔軟に分岐したり、複数部署の合議が必要になったりする複雑なルールに過不足なく対応できる機能。
2. 既存システムとの連携性： Microsoft 365 や Google Workspace など、すでに社内で利用されているグループウェアとシームレスに連携し、利用者を増やせること。
3. 直感的でわかりやすいUI： 総務部門だけでなく、全従業員が迷わず申請・承認を行えるよう、操作性が高く、教育コストがかからないこと。
4. 監査証跡機能と検索性： 申請・承認の履歴（いつ、誰が、何をしたか）が詳細に残る監査証跡機能と、必要な書類をすぐに探し出せる高い検索性。
5. 柔軟なフォーム作成： 多岐にわたる総務業務（人事、経費、備品など）に対応するため、プログラミング知識なしで必要な項目を簡単に設定・変更できる機能。

ワークフローシステムには無料版や簡易ツールもありますが、総務業務においては機能制限が大きなボトルネックとなる場合があります。

総務部門のように、全社に関わる複雑な申請を扱う場合は、機能の柔軟性、セキュリティ、そして既存システムとの連携性を重視し、有料の多機能システムを選ぶことが、長期的な業務効率化（DX）の鍵となります。

システム導入はコストではなく、「未来の投資」です。具体的な効果を数字で示すことで、導入の決裁を得やすくなります。

ワークフローシステムの導入は、総務部門の残業代や紙代の削減はもちろん、全従業員の申請にかかる時間の短縮という隠れたコスト削減にも繋がります。

また、紙の場合は物理的な移動（印刷、回付、輸送など）があり、申請から決裁まで数日から2週間かかる場合でも、システム導入した場合はデータで完結するため、滞留時間は実質ゼロになることも、大きなメリットでしょう。

クラウドワークフロー「グルージェントフロー」（Gluegent Flow）は、特に日本の企業文化に根付いた複雑な総務業務の課題を解決するのに適したワークフローシステムです。

複雑な承認フロー（合議・条件分岐・多数決）の圧倒的な対応力

総務部門の稟議書や申請書は、単に「上司→役員」という直列で済まないことがほとんどです。内容によって複数の部署の意見を聞く合議や、金額によって最終決裁者が変わる条件分岐、そして特殊なケースでの多数決など、日本の組織特有の複雑なフローが存在します。

グルージェントフローは、これらの複雑な承認フローを仕組み化し、人による判断ミスや抜け漏れを排除します。これにより、決裁スピードが向上し、総務が介在する手間が激減します。

既存システムを活かす！Microsoft 365 / Google Workspace とのシームレスな連携

ワークフローシステム導入の障壁の一つは、従業員が新しいツールに慣れる必要があることです。

グルージェントフローは、Microsoft 365 および Google Workspace との連携に優れており、社員が使い慣れた環境で利用できます。アカウントをそのまま使用してSSOが可能であり、通知メールやチャット通知からのアクセスも可能なため、日常業務の一環として申請・承認業務を行うことができます。したがって新たな学習コストを最小限に抑えることができ、導入後の定着率が格段に向上します。

総務がコア業務に集中できるさまざまなアシスト

総務部門は、ステークホルダーのために中長期的なさまざまな業務を抱えているにもかかわらず、従業員の今すぐの問い合わせにも細やかな対応をしなければならず、手が回らないというご相談をよくいただきます。

グルージェントフローは申請が今どこまで進んでいるのかを申請者やこれから承認する人が自分のPCで申請・決裁の進捗が確認できるのはもちろんのこと、どの申請書を使用したらよいかわからないといった問い合わせにはAIがサポートしてくれます。また、申請データを自動でExcelやスプレッドシートに自動で出力する機能があるため、管理台帳は自動で生成され、転記業務は不要です。決裁後の書類はデータで保管されるため、PDF化やファイリングも不要です。

これまで行っていた多くの手作業から解放されるため、総務の方がコア業務に集中できる環境づくりも支援します。

ワークフローシステムの導入は、全社的な業務改善（DX）プロジェクトです。長期的な運用を見据えるためには、技術的な知見を持つ情報システム部門との連携が不可欠です。

「簡単に導入できる」と謳う製品は多くありますが、簡単に始められても、メンテナンスや変更が難しいというケースがあります。特に総務業務は組織変更やルール改正に伴いフローが変わるため、導入後の変更の容易さについて、ITの専門知識を持つ情報システム部門に相談しましょう。運用後の不安はつきもの。グルージェントフローでは、お客さまの社内体制や課題に合わせて、導入から運用開始後の利活用まで徹底してサポートいたします。

グルージェントフローのサポート体制を見る

ワークフローシステムにおいては、利用者に適切な権限を設定することが不可欠です。誰がテンプレートを作成し、誰が承認ルートを変更できるのかなど、権限設計を導入前に明確にし、情報システム担当者の権限が必要な部分を理解しておきましょう。

グルージェントフローの権限設定を見る

最近のワークフローシステムはクラウドサービスが主流です。しかし、導入した後に「自社のセキュリティポリシーに違反していた」といった問題が発覚するケースがあります。情報の漏洩や不具合が発生してからでは遅いため、導入する前のできるだけ早い段階で、自社のセキュリティ要件について情報システム部門に相談し、適合性を確認することが重要です。

グルージェントのセキュリティ情報を見る

ワークフローシステム導入は、総務部門の業務負荷を軽減するだけでなく、全従業員が社内ルールに沿ってスムーズに申請を行える環境を整備し、従業員満足度を向上させるための鍵となります。まるで、社内手続きという複雑な迷路を、誰でも迷わずゴールに導くGPSナビゲーションシステムを導入するようなものです。適切なシステムを選定し、全社的な業務改善（DX）を推進しましょう。

今すぐ総務業務のDXを始めませんか？グルージェントフローは、複雑な総務業務に特化した機能と、既存環境との連携により、導入後の成功を徹底サポートします。