Teams 運用のセキュリティリスクとチーム乱立を解決する管理術

Microsoft Teamsは、企業向けのオンラインコミュニケーションツールです。チャット、ビデオ会議、ファイル共有、タスク管理などを一つのアプリでまとめて行うことができます。以下に主な機能と利用するメリットを簡単にまとめます。

• チャット：個別・グループでメッセージをやり取り可能（Slack のような機能）
• ビデオ会議： Zoom のようにオンライン会議を開催できる
• ファイル共有：OneDrive や SharePoint と連携し、チーム内でファイルを共同編集
• タスク管理：Planner やTo Doと統合し、業務の進捗を可視化
• チームごとのワークスペース：部署やプロジェクトごとに「チーム」を作成し、情報共有ができる
• 外部ツールとの連携：Microsoft 365（Excel, Word, Outlookなど）や、 Trello, Salesforce などの外部アプリと統合可能

• 社内のやりとりを一元化 → メールよりスピーディーにコミュニケーション可能
• テレワークやリモートワークに対応 → どこからでも会議や業務ができる
• Microsoft 365 との相性が抜群 → Office アプリとシームレスに連携

中小企業から大企業まで規模を問わず導入されており、IT企業だけでなく、製造業・金融・小売業など幅広い業種での活用実績があります。リモートワークを取り入れている企業には特におすすめです。

Microsoft 365 を導入している企業では、すでにライセンスに含まれている場合が多いため、活用しない手はありません。

Microsoft Teams は、多くの企業が採用しているコミュニケーションおよびコラボレーションツールですが、その運用にはいくつかの課題が伴います。特に、チームサイトが乱立し、メンバーの把握や閲覧権限の管理が適切に行われていないという問題が頻発しています。これにより、情報の一元管理が難しくなり、内部統制リスクが高まる可能性があります。

例えば、プロジェクトが終了しても不要なチームサイトが残り続けることがあります。これにより、情報が散在し、新しいメンバーがどこから情報を取得すればよいのか分からなくなることがあります。また、メンバーの追加や削除が適切に行われないと、不必要な人々が機密情報にアクセスできるリスクも生じます。

また、Teams が乱立するとストレージ容量不足といった問題も生じます。Teams サイト容量の具体的な確認・解消手順については、以下の記事を参考にしてください。
関連記事：Microsoft Teams のチームサイト容量確認と、容量不足を解決する方法

セキュリティ上の問題が起きないよう、適切な権限設定を行う必要もあります。

• アクセス管理の不備：適切な権限設定をしないと、機密情報が不要なユーザーに見られるリスク。
• データ漏洩：誤送信やダウンロード制御不足による情報流出の可能性。
• 外部アプリのリスク：未承認アプリの利用やAPI設定不備によるデータ漏洩やマルウェア感染のリスク。

外部の取引先など、ゲストユーザーを利用する際は特に気を付ける必要があります。

Teams は、管理センターと呼ばれるウェブベースのプラットフォームで管理します。この管理センターでは、ユーザーの追加や削除、チームの作成、役割の設定など、ユーザーの管理を行うことが可能です。大きな組織にとっては管理センターは不可欠ですが、従業員が多ければチームサイトの管理や社内外のユーザーの権限管理、容量の管理など運用や保守の負担は避けられません。Teamsを利用する多くの組織で、チームサイトの管理が悩みの種となっているとよく耳にします。

Microsoft Teams の適切な運用には、ガバナンス強化とコスト抑制が不可欠です。まず、チームサイトの作成や更新、メンバーの追加・削除に関する明確なポリシーを設定し、それを全社的に徹底することが重要です。なお、デフォルトでは誰でもチームを作成できてしまいます。Microsoft Entra 管理センターにて「ユーザーによるグループ作成をさせない」よう設定が必要です。作成を管理者などに絞ることで、チームサイトの乱立を防ぎ、情報の一元管理が可能となります。

また、定期的に Teams の利用状況を監査し、不要なチームサイトやファイルを削除することで、容量の適正利用とコストの抑制を図ることができます。さらに、Microsoft 365 の各種ツール（例えば、Power Automate やPower BI）を活用することで、自動化と分析を行い、運用効率を向上させることができます。

Teams のライフサイクル管理は、運用効率を高めるための重要な要素です。プロジェクトの開始から終了までの各フェーズにおいて、チームサイトの作成、更新、削除を適切に行うことで、情報の整理と容量の適正利用が実現できます。

例えば、プロジェクトが終了した際には、そのチームサイトをアーカイブするか削除することで、容量を解放し、無駄なコストを抑えることができます。また、定期的に使用状況をチェックし、不要なファイルやデータを削除することで、容量の無駄遣いを防ぐことができます。

以上のように、Teams の運用方針を定めたとしても、実際に徹底するのは難しいものです。そこで、Teams を管理するための申請をワークフロー化することで Teams 管理業務の効率化・省力化および内部統制を強化する方法をご紹介します。

弊社のワークフローシステム「 グルージェントフロー （Gluegent Flow）」 は、Microsoft 365 と連携し、Microsoft Teams チームサイトの管理を強化するための強力なツールです。このツールを導入することで、チームサイトの開設や更新、メンバーの追加・削除を自動化し、運用効率を大幅に向上させることができます。

具体的には、グルージェントフロー で Teams の「チームサイト」の利用に関する申請を実施することで、申請データを自動処理によって「チームサイト」の設定を変更することが可能となります。
管理者が手動で行う作業を削減し、作業ミスのリスクを低減することができるのです。

チームサイトの作成や更新、メンバーの追加・削除に関する明確なポリシーを設定し、 グルージェントフロー によってしか Teams のチームやユーザー、リソースを更新できないようにすれば、全社的にガバナンスを維持することが可能です。

Microsoft Teams を安全かつ効率的に運用するには、セキュリティリスクの低減と「チーム乱立」の防止が不可欠です。Microsoft 365 と連携した「グルージェントフロー」を導入すれば、チームサイトの作成からメンバー管理までをワークフローで自動化し、人為的なミスや管理漏れを防ぐことができます。これにより、内部統制リスクを低減し、全社的なガバナンス維持に貢献できるでしょう。