Googleスプレッドシートの承認機能で始めるワークフロー運用の限界と次のステップ

Google Workspace には、承認機能が備わっています。この機能を使うと、Googleスプレッドシートだけで、簡易なワークフローを実現できます。追加料金などは不要で操作方法も簡単なため、ペーパーレス化の入口としてもお勧めの機能です。

活用方法としては、スプレッドシートで作成した予算や売上実績レポート、日報などを上長に承認してもらうことが考えられます。スプレッドシートで作成できる文書ならなんでもワークフロー化できるため、既存の紙の申請書をスプレッドシートで運用することもできます。

Google Workspace の承認機能は、上長が確認した履歴を残すというワークフローの基本機能のみを備えています。組織階層が複雑ではない、小規模な組織ならこれで十分というシチュエーションもあるはずです。一方で、専用製品と比べると機能面で見劣りするのも事実です。ワークフローを使いこなそうとすると、もう一歩作り込まれた機能が欲しくなることでしょう。

たとえば課長が承認した後に部長の承認を求めたり、関連部署の関係者全員の承認を求めたりという複雑な承認経路は、Googleスプレッドシートの承認機能では構築できません。下図のように承認を依頼された者が次の者を都度選択する必要があります。承認待ちの申請書を一覧でチェックするような機能もないため、進捗をひと目で確認することもできません。

単純な承認だけなら便利な Google Workspace の承認機能ですが、本格的にワークフローを活用するステップに進む際には、ワークフロー専用の製品を検討する方がいいでしょう。

Googleスプレッドシートの承認機能だけで物足りなくなったら、お勧めしたいのが「グルージェントフロー」（Gluegent Flow） の導入です。グルージェントフロー なら Google Workspace と連携してユーザー情報をそのまま活用できるため、アカウント管理の工数を抑えながらワークフロー機能を導入できます。GoogleドライブやGoogleスプレッドシートに情報を書き出す機能も備わっており、Google Workspace の承認機能を使う場合と同じように承認済みの情報を蓄積することも可能です。もちろん、ワークフロー専用製品として、次のような機能を備えています。

• 複雑な承認経路に対応可能
  Googleスプレッドシートでは申請者が自分で承認者を指定しなくてはなりませんが、 グルージェントフロー では申請によって承認すべき人が自動的に設定されます。複数の承認者を指定した場合には順番に承認を得たり、同時に全員の承認を求めたり、あるいは誰かひとりが承認すればOKという設定も可能です。申請内容に応じて承認経路を変更する条件分岐も組み込めます。
• 進捗管理が容易
  自分が申請したものを一覧表示する機能を備えているため、どの申請が承認待ちになっているのか、現在どの承認ステップまで進んでいるのか、ひと目で確認できます。
• 情報を1ヵ所に保管して関係者で共有可能
  承認済みの申請を1ヵ所に保存し、管理できます。過去の申請は、管理番号やタイトルはもちろん、本文からテキスト検索できたり、日時指定などで範囲を絞って検索することも可能です。そのため、必要な情報をすぐに呼び出し、閲覧することができます。

グルージェントフロー は Google Workspace と組み合わせて活用できるよう開発されたワークフロー製品です。他のワークフロー製品にはない、Googleスプレッドシートとの連携機能が豊富に用意されています。その一例を紹介しましょう。

Googleスプレッドシートの申請書式をそのまま活用

Googleスプレッドシートのマスターデータを活用した入力支援機能

承認されたワークフローのデータをGoogleスプレッドシートへ自動出力

グルージェントフローとGoogle スプレッドシートを活用し、申請・決裁業務の電子化と時間短縮だけでなく、業務の自動化まで実現された例をご紹介します。