Microsoft 365環境での稟議課題を解決！Power Automateを使わず、複雑な承認ルートを
「エラーなく」自動化する秘策
- Microsoft 365
Microsoft ワークフロー構築の最大のジレンマ
Microsoft 365には、ワークフローの電子化と自動化を促進するための標準機能が提供されています。しかし、日本の商習慣をベースにした複雑な承認フローを構築しようとすると、多くの場合、以下のジレンマに直面します。
一つは、MicroosftフォームやTeamsなどが提供する「手軽さ」です。これはシンプルで誰でもすぐに使えますが、複雑な経路や条件分岐、細かな要件に対応できないという限界があります。もう一つは、「複雑な要件への対応」です。これは、Power Automateのように、高度な設定と非常に高い自由度を可能にする反面、専門的な知識が必要となり、内製化には大きな学習コストが発生するという課題を伴います。
本記事では、この「手軽さ」と「複雑さへの対応」という二律背反のジレンマを解消します。特にPower Automateの運用・内製化課題に直面している担当者様向けに、専門知識なしで複雑な稟議フローを「安心」して運用できる具体的な解決策を詳述します。
目次
運用上の課題：なぜPower Automateのワークフロー運用は失敗するのか
Power Automateは、多様な「条件（トリガー）」と「実行内容（アクション）」をローコードで設定することで、全社の稟議申請フロー全般や部署単位の申請・承認など、複雑な経路や通知を行うワークフローを設定できる、高機能なツールです。
しかし、その高度な自由度と引き換えに、運用担当者は以下の決定的な課題に直面し、内製化が難しくなるケースが多く見られます。
- 高い知識と経験が必要な内製化コスト：ローコードとはいえ、経路、分岐、通知などの設定にかなりのパラメータを矛盾なく配置していく必要があり、一つの申請モデルを作るのにかなりの労力を要します。内製するには大きな学習コストが必要です。
- トラブル時の調査・復旧の困難さ：運用開始後にうまく動作しなかった際の復旧や原因調査が非常に大変です。
- サポート不在によるプレッシャー：ワークフローの修正・改善のためのメンテナンスコストが発生するほか、導入後のトラブルや相談に対してメーカーからの適切なサポートを受けられないことが、担当者への大きなプレッシャーとなり得ます。
課題解決の鍵：第三の選択肢「ワークフロー専用製品」がもたらす安心感
Teamsの限界（手軽さゆえの制限）とPower Automateの代償（高い運用負荷）というジレンマを解決するのが、Microsoft 365と連携できるサードパーティのクラウドワークフローシステムです。
ワークフロー専用の製品は、複雑なフローであっても、の申請フォームや経路の設定画面が分かりやすくパーツ化されたりテンプレート化されており、設定担当者の学習コストを大幅に削減できます。
弊社が提供するグルージェントフローは、このようなクラウドワークフローシステムの一例であり、Power Automateでは構築に手間がかかる複雑な承認経路にも簡単に対応できます。例えば、課長→部長→取締役などの複数段階（多段）の承認者を設定できるほか、最適な承認フローを実現するための合議、条件分岐、多数決といった複雑なロジックにも対応しています。
最大の優位性：グルージェントフローの充実したサポート体制
設定画面がわかりやすいとはいえ、複雑なワークフローの構築や運用には不安もつきものです。しかしながら、グルージェントフローは導入から運用まで継続したサポートを行っており、安心してご利用いただけます。
提供されるサポートは以下の通りです。
1.初期設定の伴走支援：お客様とのミーティングを通じて、初期設定の方法や実現したい内容に対する提案など、早期に運用を開始するための伴走支援が受けられます。
2.製品サポートサイト（クラウドコンシェルジュ）の提供：初期設定や機能の活用方法を解説したサイトが提供され、不明な点についてはメールでの問い合わせ窓口も回数制限なく利用できます。
3.ご利用者様向けの継続的なサポート：運用中に生じた疑問や利活用に関する相談に対し、カスタマーサクセスチームが追加費用なく問い合わせ対応やオンラインミーティングを実施します。また、新機能やよくある問い合わせを解説するレクチャー会の開催など、継続的なサポートが提供されます。
Microsoft 365 連携の強み：管理工数の削減
グルージェントフローは、Microsoft 365 と強力かつ柔軟に連携することで、管理者の手間を大幅に軽減します。
- アカウント・認証連携：Microsoft 365 のアカウント情報や組織情報と自動で同期できるため、ワークフローシステム側でアカウントを追加・削除する手間が省け、社員の異動や退職時のメンテナンス負荷が減り、ミス削減できます。
- Power Automate との連携：Power Automateと連携することで、Teams への承認依頼の通知や、SharePoint や OneDrive への添付ファイルの自動アップロードなど、申請情報を共有するさまざまな自動処理が可能になります。
- Excel への自動データ出力：申請フォームに入力された情報を、1件ずつExcelに自動出力でき、稟議書の管理台帳や備品貸出状況などの分析・報告用の元データを手間なく作成できます。
導入事例：Power Automateの課題を解決した成功事例
Microsoft 365 とグルージェントフロー を活用し、紙の申請や稟議書を電子化された成功事例や、全面クラウド化によりDX推進された事例をご紹介します。
合議先が多く、経路が長く複雑になりがちな承認フローも実現 株式会社商船三井さんふらわあ 様
継続的な伴走サポートで業務プロセスの標準化を推進 株式会社スペース 様
まとめ
3つのワークフロー構築方法の比較を見ると、全社の稟議規程に対応するような複雑なワークフローには、Power Automateかクラウドワークフローシステムが適しています。
ワークフロー導入を推進する部門が、細かくメンテナンスできるメンバーがいれば Power Automateを選択肢に入れることもできますが、細かなメンテナンスや複雑な設計や改善が難しいのであれば、柔軟な設定が比較的簡単に可能で充実したサポート体制を持つクラウドワークフローシステム（グルージェントフロー）の導入を検討することをお勧めします。
- Azure AD とアカウント連携
- 紙の申請書（Excel）を再現
