グループウェアとワークフローの違いとは？導入時に考えたい連携機能のメリット

情報を共有することで業務を支えるという観点で、グループウェアはワークフローと似ています。ワークフローを機能として実装しているグループウェアも多いので、違いについて考えることはあまりないかもしれません。しかしグループウェアとワークフローでは、情報共有の先にある目的が異なります。

グループウェアはメールやスケジュールなどの情報を共有することで、人と人をつなぎます。一方ワークフローは情報を共有することで、ある業務を次の業務につなぎます。

近年、Microsoft 365 や Google Workspace をグループウェアとして導入する企業が増えています。これらのグループウェアは、メールを中心に、共有可能なカレンダーやストレージなど多くの機能がクラウドで提供されます。日々の業務に欠かせない文書作成や表計算などのオフィス系アプリを含んでいることは、他のグループウェアにない大きな特徴であり、メリットとして選択する理由にもなるでしょう。

クラウド業務基盤の問題点
こうした特徴を持つ一方で、Microsoft 365 や Google Workspace はワークフロー機能に弱いという一面も持っています。多くの国産グループウェアは、日本の稟議制度に対応するワークフロー機能を備えています。それに対して、

• Microsoft 365 でワークフローを実現するためには、Power Automateを使って作り込む必要があります
• Google Workspace は、申請から1段階の承認のみの簡単なワークフロー機能しか備えていません

機能豊富な国産グループウェアから移行する際は、特に注意したいポイントです。見落としたまま移行してしまうと……。

メールやチャットでも情報共有はできますが、蓄積された情報の活用には強くありません。特にチャットはスピード感を持って情報共有できますが、会話が流れてしまった後で必要な情報を探すのは大変です。ワークフローがあれば、承認された結果が決まった場所に保存されるから、あとで見返すのも簡単なのに……。

作成した文書の共有は、Microsoft 365 も Google Workspace も得意とする部分です。しかし個々人が簡単に共有できるので、ファイル管理のルールを全体で統一するのは容易ではありません。
人によって異なるフォルダ構造、個人がそれぞれ勝手につけたファイル名を頼りに過去の資料を探すのは大変。うまく見つからなかったら、せっかく蓄積した情報資産を活用できないことになります。規則通りに命名されて整理されていれば簡単に見つかるのに…。

Microsoft 365 には SharePoint があるから大丈夫、そう信じて移行したのに、SharePoint と Power Automate を使ったシステム構築は簡単ではないとわかり外部に発注、追加の開発コストやメンテナンスコストがかかることに。あるいは、Google Workspace にはワークフロー機能があるから大丈夫、そう信じて移行したけれど機能的に不足があり、結局他の製品を導入することに。初めから組み合わせて導入できるワークフローを選んでおけば、予定外の出費や開発対応の時間を使うこともなかったのに……。

※グループウェアの「乗り換え」や「データ移行」の手順・注意点について知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
▶️失敗しない！グループウェア乗り換えの手順と押さえるべき注意点

国産グループウェアを使っていて、Microsoft 365 やGoogle Workspace への移行を検討しているのなら、合わせてワークフローの導入を検討するといいでしょう。そうすれば、上に書いたような残念な未来を回避することができるはずです。

しかし、組み合わせるワークフロー製品に多大なコストがかかったり、メンテナンスの手間がかかるのでは本末転倒というものです。そこでおすすめしたいのが、「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」。Microsoft 365 やGoogle Workspace と組み合わせて使われることを念頭に開発されたワークフローです。

• ID基盤の連携機能を持つので、ワークフローのためだけにユーザー管理を行う必要はありません
• シングルサインオン機能を使えば、ユーザーに意識させることなくシームレスにワークフローを使ってもらうことができます

Microsoft 365 や Google Workspace の導入を検討するなら、グルージェントフローの導入も検討されてはいかがでしょうか。