電子承認システムを実現する3つの選択。 合議や条件分岐などを、確実に実現するには？

電子承認システムを導入・構築する方法は、大きく分けて以下の3つに分類されます。実現したい承認フローの内容や難易度、予算、運用体制に合わせて、どの手段が適しているのかを見極めましょう。

電子承認システムの選定にあたり、従来の稟議規定に「合議」や「金額毎の承認権限の変更」「関係者の事前了承」細かい条件や複雑な承認規定がある場合は、迷わず専門ワークフローシステム（手段3）を強く推奨します。

その必然性を理解するために、なぜグループウェアや簡易機能（手段1、2）では日本の複雑な稟議文化を再現できないのかを明確にしておきましょう。

日本の企業文化において、「稟議」は単なる事務手続きではなく、組織内の意思決定プロセスそのものです。

1. 合議：合議は単なる複数承認ではない

日本の稟議における「合議」とは、複数の部門長や関係者のうち全員の意見を汲み、全員の同意をもって初めて成立するという、「全員一致の意思決定」に近い重い意味を持ちます。
簡易な承認フロー機能の限界
簡易機能の多くは「A、B、Cのうち誰か一人が承認すれば次へ進む（並行承認/または承認）」という設定しかできません。

2. 多段階承認：稟議における事前了承

日本の稟議では、本承認ルートに乗せる前に、「関係者への情報共有・確認」や「事前了承」といったステップが発生することが多く、承認ステップが多段階になる場合が多いです。
簡易な承認フロー機能の限界
簡易機能の多くが、申請・承認の直線的で少数ステップのフローに特化しており、「回覧」「事前了承」等を組み込んだ多段階承認フローには不向きです。

3. 権限：承認ルートの条件分岐

細かな権限設定により、承認ルートが複数の条件（金額、申請部門、申請内容）によって複雑に変化するのが日本の稟議です。
簡易な承認フロー機能の限界
機能の多くは、金額や申請内容に従って、適切な承認者に自動で切り替えることができません。条件分岐ができない場合、申請者が承認者を選び直す必要があり、承認ルートの間違いや承認権限規定の遵守漏れといったリスクが残ります。

どの専門ワークフローシステムを選べば良いのでしょうか？合議や条件分岐など、日本ならではの稟議文化を反映させ、電子承認を実現するために、必要なチェックポイントをまとめました。

社内稟議システム「グルージェントフロー」を導入し、申請・承認業務の効率化を実現された導入事例をご紹介します。

株式会社フェリーさんふらわあは、1972年から長距離フェリーの運航を開始している海運会社です。関西と九州という離れた拠点のやりとりで長期化しがちだった決裁処理が課題となっており、効率化を求めて電子承認システムの導入を検討していました。

社員の年齢は40代～50代が最も多かったため、ユーザーファーストな設計でわかりやすく、既存の紙の書類と同じように使える電子決裁サービスを探していたところ、グルージェントフロー が最適であることがわかり、導入を決断。わからない点はすべてサポート（クラウドコンシェルジュ）に質問しながら作業ができたためスムーズに導入でき、すぐに紙の決裁書も使われなくなりました。

その結果、今までは1週間以上かかっていた決裁が遅くとも2、3日、早くてその日中に決裁できるようになり、申請業務の効率化に成功しました。

► 株式会社商船三井さんふらわあ様の事例を見る

ヨコハマグランドインターコンチネンタルホテルは、1991年に設立されて以来、横浜・みなとみらいのシンボルとして多くの方を魅了してきた国際ホテルです。経営改革の際に G Suite（現 Google Workspace）を導入して業務全体の効率化を図りましたが、稟議・申請業務において、捺印や回覧などに時間がかかるという課題が浮き彫りとなっていました。

そこで「G Suite と連携ができる」「直感的で使いやすい」「カスタマイズやメンテナンスが簡単」という三つの観点から グルージェントフロー を導入。サポートの手厚さもあり、わずか2ヶ月でスピード導入し、今ではワークフローの効率化だけではなく、業務プロセスの簡略化にもつながっています。

► ヨコハマ グランド インターコンチネンタル ホテル様の事例を見る

電子承認システムは、日本ならではの稟議文化を踏まえて選定すれば、社内にスムーズに浸透し、利用が定着します。ぜひ、チェックリストをご活用ください。