フォーム作成Excelテンプレート活用

Excelで作成したテンプレートと、Gluegent Flow に反映したフォームの比較

ほとんど見た目に違いがなく再現できていることがわかります。このフォームを活用できれば、エンドユーザーは迷うことなく紙での運用からワークフローシステムに移行できるのではないでしょうか。

ExcelテンプレートをGluegent Flow に反映する方法

使用する機能は「HTMLレイアウトエディター」です。では、さっそくご説明しましょう。

１．新規作成画面からHTMLレイアウトエディターを開く

Gluegent Flowでは、入力するフォームと経路のセットを「モデル」と呼びます。
入力フォームの作成は「モデル一覧」から「新規作成」を選びます。

「入力フォーム」を選択し、「フォームレイアウト」から「HTMLレイアウトエディター」を選択します。

２．HTMLレイアウトエディターにテンプレートを貼り付ける

HTMLレイアウトエディター画面が開きます。ご利用中のExcelテンプレートを余白を含めてコピーし、HTMLレイアウトエディターにペーストします。

入力欄の幅や色もそのままで、Gluegent Flow に反映できました。この段階では、HTMLレイアウトエディター上のテンプレート（「入力フォーム」と呼びます）には何も入力できません。次に、各項目の設定を行います。

３．入力フォームの項目をGluegent Flow に反映させる

ここでは、どんな情報が入力できるかの定義を行います。日付や数字のデータは、人によって入力の方法（西暦2桁か4桁か、全角か半角か、など）が異なるとデータとして扱いにくいですよね。従って、自由な入力をさせたくない場合は入力データの決まり（定義）を設定します。

まずは「申請日」を設定してみましょう。

データのタイプを選択し、名前を入力します。ここでは「日付」を選択しましたが、テキストやリスト、数値や関数などさまざまなタイプから選択できます。

次に、名前で入力した名称を「${申請日}」のように記号’$’とカッコ’{ }’で囲み、以下のようにHTMLレイアウトエディターの入力フォームに貼り付けます。

Gluegent Flow ではこの「${●●}」をプレースホルダーと呼びます。HTMLレイアウトエディターの入力フォームにプレースホルダーを置くことで、Gluegent Flow に入力した内容が表示されます。

４．プレビューで確認する

きちんと反映されるか、プレビューで見てみましょう。このときに、入力欄が小さかったり左寄せ・右寄せを変えたい場合は調整します。

今回は、申請日を除く項目はすべて手打ちとする設定をご紹介しましたが、社内規程に合わせた管理番号の自動付与（採番ルールの作成／自動付与）や、入力者の所属部署・指名を自動入力する方法（マスターデータをフォーム作成）も可能です。

Excel を活用したフォーム作成は以上です。
この後、経路を設定すればモデルが完成し、運用できるようになります。

ワークフローシステムで Excel のテンプレートを活用するメリット

ここまで Excel のテンプレートをGluegent Flow で活用する方法をお伝えしてきました。改めて、Excel のテンプレートを活用するメリットをご紹介します。

見た目が変わらず利用者の抵抗が少ない

フォームを作成する工数を減らせる

印影を作成できる

ワークフローシステムは、誰がその書類を確認したかはハンコがなくても把握できるため、本来ハンコは必要ありません。
しかしながら、できるだけ現状の運用に近づけたい場合、Gluegent Flow はプレースホルダーを使って押印したようなイメージを作ることができます！

左がプレースホルダー、右が出力されたイメージです。

Microsoft 365 と相性の良いGluegent Flow

Gluegnet Flow は、Excel のテンプレートをフォームとして活用する以外にも、microsoft 365 と強力、柔軟に連携し、さまざまな業務を省力化、自動化できます。